Кореспонденция с фермери

В тази процедура ще опишем сканиране и съхраняване на кореспонденция по факс и писма с фермери

Сканиране на факсове и писма

• Всички писма и факсове се оставят за обработване в специално отделение Кореспонденция, намиращо се в секцията до бюрото на Моника.
• Всички писма и факсове, които получаваме или изпращаме до фермери се сканират.
• Когато даден факс или писмо е повече от една страница, отделните pdf файлове трябва да се обединят. Как да обединим 2 Pdf файла?

 

Наименоване на сканирани файлове

• Името на всеки файл съдържа дата пример: 2010.09.06 Задължително се изписва 06 вместо 6, или 09 вместо 9.
• Името на всеки файл съдържа информация дали е изходяща (out) или входяща кореспонденция (in)
• Името на всеки файл съдържа тема на факса. Пример: оценки на работници, недоволство от работници, дата на пристигане на работници, какво да носят работници и т.н. Моля старайте се да давате тема на факса, която в 2-3 думи да дава представа на четящия за какво пише във факса. Дълга тема е неподходяща, защото се губи много време за четене.
• Пример за име на файл от входящ факс за оценки на работници на дата 19.05.2010 г. - 2010.05.19 in оценки на работници.pdf

 

Съхраняване на сканирани файлове

• Всички файлове ще се съхраняват на сървъра в папка \Селект Груп\Кореспонденция с фермери в съответната папка за всеки фермер.
• Входяща и изходяща кореспонденция за всеки фермер се запазват в една и съща папка.
• Името на папката за всеки фермер се състои от фамилното му име. Пример: Busch, Oelkers, Rahmann и т.н.
• В директорията на съответния фермер, файловете трябва да са сортирани по дата и in / out. Ако това не е така, вероятно сте объркали в наименоването. Моля погледнете секцията за наимоноване на сканиране файлове и изпълнявайте точно според указанията.

 

Отговорен за спазването на процедурата: Снежа Сивева, а ако отсъства -  Моника Сипсева

Отговорното лице е длъжно да съблюдава  и отговаря за спазването на процедурата. Това значи, че ако лицето не може да извърши процедурата поради отсъствие от работа (болест, отпуск, командировка и т.н) е отговорно за правилното делегиране на задачата, за да може тя да бъде извършена от друг сътрудник в офиса.