Санкции - правила и принципи

Какви са амбициите и плановете на управлението/собствениците?

Биха искали да създадат сериозни, високо печеливши, големи и проспериращи организации.

Защо има правила за работа и какво се получава при неспазването им?

Защото осигурява възможност за ефикасно (икономически изгодно) развитие и конкурентноспособност. Пести се мениджърски ресурс, който се използва за създаване на правила, а не за 'борене с пожари'. Това е утвърден принцип на всяко управление.

До какво водят проблемите относно времето и концентрацията на управителите?

Неспособност да се работи продуктивно в рамките на деня, в който се е случил проблема а по някога и в рамките на няколко дни. Това струва много скъпо на организацията.

Какви са ползите за служителите, когато управлението може да си върши спокойно работата?

• По-сигурни (дългосрочно) работни места
• По-печеливша фирма = по-щедри заплати, понеже не нормална практика една силно печеливша фирма да плаща 10-15% по-високи заплати от пазарните, за да мотивира и задържа кадрите
• За някои възможност за повишение при разрастване на бизнеса

Съответно, негативите за служителите, ако управлението е принудено да 'гаси пожари' са обратните на позитивите.

Какви са разходите при създаване на правила и при несъздаване на правила?

При създаване на правила има краткосрочни разходи под формата на управленски човекочасове за описването им писмено, но дългосрочните разходи намалят, защото проблемът в бъдеще не отнема управлески ресурс. Съответно, при дългосрочен бизнес е икономически изгодно и дори задължително да се работи с правила.

При несъздаване на правила краткосрочно няма разходи, но дългосрочно се използва управленски ресурс при всеки проблем. Това е ОК при проекти, които са в начален процес на развитие и при които не е сигурно дали ще бъдат дългосрочен бизнес, но е недопустимо за другите.

Чрез стриктни правила се получава 'възпитание' и по-лесна работа с клиенти, ето защо:

Когато те усетят границите (правилата) на корпоративно поведение и усетят, че няма как да ги пречупят те ще се съобразяват с правилата ни, което води до лесни и чисти взаимодействия. Клиентите имат навиците да търсят границите за отстъпки, за отлагане на плащания, за допълнителни облаги от всякакъв вид и ако няма ясни правила те ще ни изкарват от релси с изискванията си. Затова, когато започнат изисквания е необходимо веднага да се създадат писмени правила, по които да се работи с тях и които да санкционират преминаване на нашите граници (правила). Пример: ако бавят плащане извън правилата им се спира услугата.

Пример какво се случва при неспазване на правила

Имали сме случаи на забавено плащане извън правилата и натрупване на допълнителна дължима сума от клиент, което общо е значителна сума. Възползвайки се от това (в 2 различни години) клиентът опитва преговори с нас за повишаване на позициите на офертите си или за отстъпки (изнудване за облаги). Дори и клиентът да не спечели и в 2та случая се стигна до отнемане на време и нерви, съответно концентрация, на управителите. Загубите във въображаеми пари са над 500 лева във всеки от случаите.

Каква е процедурата ако някой иска да промени писмено или изрично говорено правило за работа

Необходимо е с писмено и обосновано икономически предложение за промяна да се уведоми управителя отговарящ за съответния проект. Правилото се променя след писмено одобрение. Изключения са възможно само при извънредно важни и спешни случаи, когато предложението може да се направи по телефон и да се получи по телефон отговор. Служителят е длъжен след това да опише по е-мейл до управителя, както и в уики промените както ги е разбрал, за да може управителя да ги одобри и писмено когато му е възможно.

Как се подсигурява изпълнението на описана текстово процедура по график? Защо се подхожда така?

Слагат се напомняния в Гугл календара. Ако има няколко стъпки, например се издава фактура първи работен ден, напомня се на 8ми работен ден и се блокират услугите на 12ти работен ден се залагат 3 отделни събития в календара за 1во, 8мо и 12то число, които се отбелязват като повтарящи се всеки месец.

Какво се прави ако някое събитие го покаже в неработен ден? Събитието в календара се измества за първия следващ работен ден. Не се променят бъдещите събития от поредицата, а само това (Гугл календар пита за това).

Какво се прави, когато има изготвени шаблони за е-мейли по процедура или дори когато няма, но се пращат еднотипни писма?

Шаблоните се публикуват в Уики системата ни. След това се създават в мейл клиента Тъндърбърд по описана процедура.

Кой е отговорен да сигнализира официално в случай, че служител започне да върши повече работа отколкото може да понесе?

В смисъл, служителя или работодателя е отговорен да сигнализира на другия? Отговорът е, че служителят е длъжен да сигнализира и то писмено, както и да предложи по е-мейл промени в начина на работа или нещо друго.

Санкции

Защо се налага да се ползват санкции като мотивация за спазване на писмени (или изрични устни) правила?

Задаваме си този въпрос, защото модерната литература ни учи, че санкциите са нещо неправилно и вредят както за възпитанието на деца, така и за управлението на организации. Все пак обаче не ни хрумва нищо по-добро за мотивация за спазване на правила. Причината е, че не се знае колко пъти ще се спазва правилото за да се дават бонуси. Често спазването на правилото дори не е нужно да се отбелязва като нещо свършено, защото е най-елементарно действие. Не на последно място, единично неспазване на правилата може да доведе до сериозни загуби.

След дълго умуване по проблема управителите решиха, че ще налагат санкции в тези случаи, които обикновено ще бъдат под формата на парична глоба.

Размер на санкцията при

• Неспазване на правило без негативен резултат: символична санкция в размер от 1 до 3% от нетната месечна заплата
• Неспазване на правило с резултат изнервяне на управител или отнемане на неговото време или концентрация: в зависимост от загубата на време и концентрация от 2% нагоре
• Неспазване на правило с резултат явна финансова загуба: според загубата
• Неспазване на правило с резултат уронване на престижа или репутацията на някоя от фирмите или брандовете (това включва грешки при масова комуникация - е-мейли, фейсбук итн): според сериозността, но освен ако не е пренебрежимо минимум 5% от нетната месечна заплата

Какво мога да направя ако не съм съгласен със санкцията си?

Санкцията може да се обсъди с управител, който би трябвало да има желание и възможност да се обоснове напълно относно приложената санкция.