Как да се осигури поддържането на качеството на Wiki системата

В основата на тази идея е принципът, че когато има собственост има отговорност и има поддръжка, а когато няма собственост няма отговорност и всеки смята, че някой друг може да свърши общата работа.

Съответно, за да се поддържа дългосрочно Wiki системата ъпдейтната за ползване в конкретния момент е необходимо всяка страница да си има точно определен собственик (отговорник) за нейната поддръжка. Няма как един човек да поддържа цялото Wiki, защото правилата и процедурите, които се пишат са тясно специализирани по проекти, отдели и дори функции във фирмата, съответно не съществува един единствен човек, който да може да ги разбере всичките.

Отговорниците и сферите на отговорност

• Петър - основните страници и секции на уикито, структурни страници свързани с проектите, които управлява
• Тодор - страници и секции свързани със Селект Груп и други проекти, които ръководи или дейности, които управлява
• Снежана - страници и секции свързани със (или около) счетоводната дейност
• Гергана - страници и секции свързани с Травело, страници свързани с нейната дейност по Почивка.бг
• Слав - страници и секции свързани с неговите задължения (е-мейл маркетинг, сео и др.)
• Таня Димова - оперативни страници и секции, свързани с Почивка.бг
• Таня Тодорова (hr) - страници и секции свързани с подбора на персонал, въвеждането на персонал и др
• Калоян (мениджър продажби) - свързани с продажби страници и секции за Почивка.бг
• Андрей - страници и секции свързани с информационната поддръжка и поддръжката на офисите, технически инструкции и др.

Как се извършва ревизия на страницата

• Страницата се отваря и се прочита
• Ако страницата вече не е актуална (например процедурата е остаряла)
  • Страницата се преименува (долу бутон rename) като пред името се поставя 'zzz - '
  • Това премахва страницата от системата за управление на уики страници
  • Премахват се линковете към нея (вижте кутийката Backlinks вляво на съответната страница) от актуалните уики страници, като може да останат линкове към нея или да се поставят линкове към нея от страниците, съдържащи линкове към неактуални уики страници, например common - obsolete pages
• Ако страницата е още актуална (процедурата още се изпълнява, но може би не напълно както е описано)
  • Проверява се съдържанието ѝ дали отговаря на това, което се случва към момента и ако има нещо, което не отговаря то се променя, за да отговаря на това, което се случва
  • Преглеждат се линковете към нея (вижте кутийката Backlinks вляво на съответната страница) и се ревизира това дали има линкове към страницата на всички места, където трябва да има, и дали има места, където има линкове към страницата, а не би трябвало да има

Освен собственик, всяка страница трябва да си има и период на ъпдейт, което означава на колко време тя трябва да бъде ревизирана. Някои страници трябва да бъдат ревизирани всеки месец (например списъците с телефони и е-мейли на колеги, понеже може същия месец да е нает нов колега). Други страници няма нужда да бъдат ревизирани по-често от веднъж на година (например страницата с правилата за използване на Уики системата). Съответно трябва за всяка страница да се въвежда период на ъпдейт в дни. Освен периода на ъпдейт, всяка страница ще си има и дата на последна ревизия. Когато датата на последната ревизия е отдалечена на повече от период на ъпдейт дни от днешната дата отговорникът за страницата ще получава напомняне по е-мейл, както и в системата на Почивка.бг да ревизира страницата.

Имплементацията на тази поддръжа е елементарна и включва добавянето на 3 колони към таблицата с уики страниците. Те са: отговорник, период на ъпдейт, дата на последна ревизия. Интерфейсът за ревизии ще се имплементира в системата на Почивка.bg, така че ако ъпдейтваме Уики системата няма да загубим изградения интерфейс.

След като се изгради тази система с отговорници и напомняния собствениците и управителите ще осъществяват произволен контрол над определени страници и като попаднат на неподдържана страница ще отбелязват забележка в досието на отговорника за страницата. Тези забележки ще се отразяват на годишните бонуси, които се получават от всеки служител.