Правила за поведение при проверка от някоя инспекция

Документи, които са свързани по някакъв начин с посредническа дейност, транспорт, клиенти в Германия, клиенти в България не трябва да стоят на бюро ако вие не стоите на бюрото. Докато вие сте в тоалетната, до магазина, на обяд итн мястото на тези документи е в контейнерчетата с чекмеджета. Те също не трябва да стоят на друго видимо място в офиса при никакво положение - дори ако сте на бюро - трябва да са в шкаф с вратичка!

При влизане на проверка в офиса

Веднага като разберете, че става въпрос за проверка преглеждате има ли някакви документи, папки или информация, която да стои някъде в офиса на място, което може да се види без да се отварят чекмеджета или папки. Ако има такива ги прибирате в шкафове (дори ако трябва пред погледа на инспекторите, но спокойно). Не сте упълномощени да давате каквото и да било на инспектори. Не сте упълномощени да давате каквато и да е информация на инспектори. Всички вие сте назначени в Почивка БГ и не извършвате никаква дейност за Селект Груп. Ако ви помолят да им дадете нещо казвате, че не сте упълномощени да правите нищо във връзка с фирма Селект Груп.

Ако има управител в офиса (Петър или Тодор) веднага го викате да се заеме с проверката и проверката протича в офиса на Тодор

Ако няма управител в офиса казвате на проверяващите да изчакат (във вашата стая) и внимавате да не пипат нищо. Звъните веднага на управител. Ако те пипат каквото и да е в офиса им казвате, че не може да го пипат и да изчакат да дойде управителя. Ако вземат някакви документи да гледат им ги взимате и им казвате че не сте упълномощени да им показвате каквото и да било. След това следвате инструкциите на управителя.

Принтиране и копиране: по време на проверка те са напълно забранени. Принтера дискретно се изключва веднага. Ако пожелаят да им копирате/принтирате документи им казвате, че в момента няма тонер и копирната машина, както и принтера не работят. Дори материала който ви молят да копирате да е съвсем безобиден трябва да постъпите така. В противен случай в последствие може да ви накарат да копирате нещо друго и няма как да се измъкнете.

Телефони: при проверка Моника и Снежа веднага вкарват телефоните си в режим "do not disturb", бутон "DND". Ако една от двете не е в офиса вкарва телефона на другата в такъв режим. Появява се нещо като знак забранено на телефона когато сте в този режим. Тествайте. Не забравяйте после да премахнете режима. Целта е да не получавате обаждания от клиенти по време на проверката.

Приемна: вратата на приемната трябва винаги да стои затворена. Поставяне на нещо пред вратата, за да не може да се затвори е строго забранено. Трябва да се внимава при влизане и излизане от стаята вратата да се върне в напълно затворено положение. Никога пред клиенти не се използва дистанционното под масата в коридора. Ако инспекторите искат да влязат в тази стая им се казва, че стаята е заключена и не е част от офиса. Не се ползва. Не знаете какво има вътре.

Ако в приемната има клиенти? Това е възможно най-лошата ситуация, която може да се случи. Трябва да се избегне контакт между хората и инспекторите. Първо незабелязано се влиза в стаята и ако тече презентацията тя незабавно се спира. Ако не може да се влезе в приемната лесно презентацията се спира чрез загасяне и включване на бушон (което ще изключи компютъра). Ако не са дадени документи на хората не е толкова опасно. Ако има дадени документи на хората е по-опасно. Трябва или Моника или Снежа да влезе в приемната незабелязано. Има няколко възможности след това:

• Да се каже на хората да стоят вътре без да издават звук докато не преминат нещата.
• Да се вземат документите на хората и да се изпратят (незабелязано) навън и да се върнат след 1-2 часа
• ДРУГИ ИДЕИ ИМА ЛИ?

Ако дойдат клиенти в офиса по време на проверка? Като звъннат слизате надолу по стълбите и им казвате, че в момента има проверка от инспекцията по труда в офиса и се занимаваме с нея, да се върнат след 1-2 часа. Не ги пускате да се качват до вратата. Ако са се качили горе от вратата им казвате, че в момента имаме проверка от инспекцията по труда и се занимаваме с нея, да се върнат след 1-2 часа. В никакъв случай не ги пускате да влязат в офиса.

При сигнал подаден от работници в Германия

• когато има сигнал подаден от работници в Германия към немски институции или посолство следващите 7 дни да се считат като дни, в които вероятно ще има проверка от ИТ (дори и управител да не ви го съобщи). В тези 7 дни не се допускат кандидати да влизат в офиса. Отпращат се на вратата. Ако е наистина необходимо може да се влезе за 1 минута (например за плащане на вноска), след което трябва човека да бъде изпратен.
• ако има хора в приемната и ИТ са долу се казва на хората веднага да оставят всичко и да заминат и че ние ще им се обадим когато могат да се върнат. Чак след като са извън офиса се отваря входната врата на ИТ
• в дни, в които се очаква проверка от ИТ да няма никакви папки в офиса на Селект Груп, всичко да е в стаята на Петър. Единствено изключително необходими материали може да са в заключените чекмеджета
• полиция ИТ не могат да извикат, а и да извикат полиция те нямат право да отварят каквито и да било шкафове и да тършуват. Упълномощен служител да прави такова нещо няма да ви казва да отваряте, той направо ще отвори и ще си вземе каквото трябва. Дори и полиция да дойде нямате право да изпълнявате нищо, което ви кажат. Не сте упълномощени да им показвате никакви документи и да отваряте никакви чекмеджета и шкафове.

Ако дойдат клиенти в офиса по време на проверка? Като звъннат слизате надолу по стълбите и им казвате, че в момента има проверка от инспекцията по труда в офиса и се занимаваме с нея, да се върнат след 1-2 часа. Не ги пускате да се качват до вратата. Ако са се качили горе от вратата им казвате, че в момента имаме проверка от инспекцията по труда и се занимаваме с нея, да се върнат след 1-2 часа. В никакъв случай не ги пускате да влязат в офиса.