Процес по групите

Важни доклади и процедури:

• входиране на договори и допълнителни споразумения с клиенти + доклад
• разпределение на кандидати в група + доклад
• изпращане на списък до фермерите + доклад
• управляване на замени на работници (надолу)
• събирането на 2рите вноски (надолу)
• проучване какво трябва да си носят работниците, уведомяването им относно справките
• издаване на фактура за транспорт от и до Германия + доклад
• групиране при транспорт от и до Германия + доклад
• протоколи относно транспорт + доклад
• има ли работници, които няма да се връщат с нас + доклад
• запитване на фермер за ДДС номер + доклад
• фактуриране на фермер за посредничество + доклад
• правила при фактуриране на фермер за посредничество
• запитване на фермер за оценки + доклад
• решаване на нормално сложни проблеми на фермата, ескалирането на сложни проблеми до управителите (надолу)

Управляване на замени на работници

Замяна на работник е необходима, когато работник се откаже от заминаване поради някаква причина или изгубим връзка с него. При нужда от замяна се уведомява управител, като се предлага и работник, който да замени отказалия се.

Когато сме сигурни, че ще правим замяна се обаждаме на фермер и му пращаме информация относно замяната. Тя се състои в:

• Данни за новия работник
• Приложено към факса писмо

Ако замяната се прави по-малко от 2 седмици преди заминаване на групата е възможно фермерът да не иска новия работник да пристигне с групата, ако не са му излязли документите. Необходимо е да се помоли фермера новия работник да пристигне с групата и ако той не го приеме да се измисли алтернативно решение, което да се съобщи на управител.

Ако има някакви проблеми относно замяната се предлага решение и се уведомява управител.

След всяка замяна се праща доклад до управителите:

Събирането на 2рите вноски

Отговорен: Моника

Снежа се обажда на всички работници от съответната група и:

• им дава срок да платят оставащата вноска по договора и се уговаря с тях как и кога да стане това

Срок:

• освен в крайни случаи работниците трябва да са платили цялата сума преди да бъде изпратен списъкът до фермера
• тоест в стандартния случай (когато няма модификации на договора) те трябва да бъдат уведомени за това минимум 10 дни преди крайния срок за списък, за да имаме време да им съберем парите

Решаване на нормално сложни проблеми на фермата, ескалирането на сложни проблеми до управителите

Отговорен: Моника

Кога: през сезона трябва както е описано в екселската таблица да се звъни на всички клиенти, където има работници и да се прави обаждане с цел да се информираме дали всичко е наред на фермата. Освен това проблеми могат да възникнат по всяко време и с нас да се свържат както работници така и работодатели.

Ако проблема изглежда решим и не много сложен Моника се опитва да го реши сама (но веднага го докладва по е-мейл или ако е по-важен и може да е необходима нашата намеса по телефон). Всички проблеми и свързвания по телефона от някоя ферма с нас, дори и малки и незначителни се докладват по е-мейл до управителите.

Така се докладва проблем:

Процес по кампаниите

Процесът по кампаниите включва:

• ежеседмичен доклад относно прогреса по кампаниите
• викане на кандидати в офиса
• обработването на идващите в офиса
• връщане на такси на отхвърлени кандидати
• доклад към управителите всяка седмица

Ежеседмичен доклад относно прогреса по кампаниите

Всеки понеделник в месеца се изпраща доклад на управителите относно всички кампании за годината и за следващата година (ако е минал месец октомври).

Всяка кампания се изпраща в отделен е-мейл.

Шаблон за доклада:

Викане на кандидати в офиса

Срок: Викането на кандидатите за определена кампания трябва да започне 4 месеца (най-късно 3 месеца, но за аспержи и ягоди задължително над 4 месеца) преди най-ранната дата за начало на прозорец за група от дадената кампания. Тоест, за аспержи понеже началото на прозорец обикновено е 1ви април трябва да се започне в началото на декември (2011 е изключение).

Викането на кандидати в офиса за определена кампания става чрез страницата "подбор" за определената кампания. Всяка кампания си има отделна страница "подбор" и промяната на един кандидат в страницата "подбор" на 1 от кампаниите не променя кандидата в страниците "подбор" на другите кампании.

Преди викането на кандидати за определена кампания трябва да се уведомят управителите, за да се види дали имат изисквания или препоръки към процеса. Това става по телефон като се говори с 2мата управители 1 по 1.

Прави се файл описващ основното в разговора, който ще се води при викането на кандидатите по телефона. Този файл се праща на управителите за да го разгледат.

Резерви: за кампании, за които не са получени всички възможни договори трябва да имаме между 20% и 30% резерви (допълнително да се уточни със управителите бройката). За кампании, които са вече прогресирали и не се очакват допълнителни договори трябва да имаме 10-15% над необходимия брой хора резерви.

Доклад: Преди започването на викането на кандидатите в офиса трябва да се прати до 2мата управители следния доклад:

Обработване на документи и плащания на клиентите, въвеждане в системата

Това се прави главно от Снежа, но ако Моника е в по-свободен период също може да го прави.

Отговорен: Снежа е отговорна всички кандидати да са въведени надлежно в системата с всички полета попълнени коректно включително шофьорска книжка. Снежа е отговорна за сортирането на документите по папки. Снежа е отговорна за това кандидатите да са попълнили коректно всички документи, ако Моника обработи някой клиент е длъжна да даде документите за инспекция на Снежа. Отговорността на Моника е да следи процеса и ако има проблеми или възможности за подобрение да информира управителите.

Срок: кандидатите трябва да се въведат в системата максимално бързо след като са се записали.

Връщане на такси на отхвърлени кандидати

Отговорен: Моника

Кога? Всеки месец трябва да се прави разбор и да се преценя кой ще бъде отхвърлен от активните кампании и да им връщаме парите. Това се прави първия четвъртък от месеца (трябва да бъде заложено в Гугл календара). Правят се 2 преценки:

• Има ли хора, записани за кампанията, които със сигурност не искаме да пратим на работа? - ако да им се връщат парите
• Ако кампанията е напреднала, не се очакват повече договори (или значително повече договори) и имаме записани над 15% резерви се връщат парите на най-ненадеждните кандидати, така че да останем с между 10% и 15% резерви

Как им се връщат парите? Снежа обяснява на всички отхвърлени по телефон, че за съжаление групите са били намалени и няма да могат да заминат. Казва им, че трябва да им върнем цялата платена сума. Ако им е трудно да дойдат до Бургас им се взимат данни, за да им ги пратим по пощенски запис парите. Прави се файл с данните на всички хора, на които трябва да върнем парите чрез пощенски запис и се прикачва към доклада. Снежа им връща парите чрез пощенски запис.

Доклад: след всяка ежемесечна преценка се прави следния доклад до управителите по е-мейл

Subject: ежемесечен разбор относно връщане на парите на хората Здравейте, Правя ви предложение за връщане на парите на кандидати по активни кампании (всички кампании):   Аспержи 2011 Пламен Панайотов - 100 Евро - той изглежда не с всичкия си Хасан Хасанов - 100 Евро - не мога да му се доверя След отхвърлянето на тези кандидати ще имаме 12% резерви, като имаме договори за 120 души, а ще останат записани 134   Ягоди 2011 За момента не предлагам отпадащи кандидати поради малкия брой записани за кампанията   Зеле 2011 Няма отпадащи, защото кампанията е малка и имаме точен брой записани